Welke gegevens moeten verplicht op een factuur in Nederland?

Dit artikel is geschreven ter informatie en vormt geen juridisch, fiscaal of boekhoudkundig advies. Raadpleeg altijd een belastingadviseur of boekhouder voor advies dat specifiek is voor jouw situatie. De informatie in dit artikel is gebaseerd op de regelgeving zoals deze gold op het moment van publicatie.

Een factuur is niet zomaar een betaalverzoek — het is een wettelijk document. De Belastingdienst gebruikt facturen om BTW-afdrachten te controleren en om te bepalen of je recht hebt op BTW-aftrek. Als je factuur niet voldoet aan de wettelijke eisen, loop je het risico op naheffingen, boetes of het verlies van aftrekrecht voor je klant.

Veel ondernemers onderschatten dit. Ze sturen een factuur met een bedrag en een beschrijving, en denken dat het genoeg is. Dat is het niet.

Volgens artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 moet een factuur minimaal de volgende gegevens bevatten:

1. 1Factuurdatum — De datum waarop de factuur is uitgereikt
2. 2Factuurnummer — Een opeenvolgend, uniek nummer
3. 3NAW-gegevens leverancier — Naam, adres en woonplaats van jou als ondernemer
4. 4BTW-identificatienummer leverancier — Je BTW-id (NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers)
5. 5NAW-gegevens afnemer — Naam, adres en woonplaats van je klant
6. 6BTW-identificatienummer afnemer — Verplicht bij intracommunautaire leveringen
7. 7Omschrijving — Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
8. 8Hoeveelheid — Het aantal geleverde goederen of de omvang van de diensten
9. 9Datum van levering — De datum waarop de levering of dienst is verricht
10. 10Vergoeding per BTW-tarief — Het bedrag exclusief BTW, uitgesplitst per tarief
11. 11Het toegepaste BTW-tarief — 21%, 9% of 0%
12. 12Het BTW-bedrag — Het bedrag aan BTW per tarief

Naast de 12 basisvelden zijn er situaties waarin extra informatie verplicht is:

• KvK-nummer — Hoewel niet wettelijk verplicht op facturen, is het verplicht op al je zakelijke correspondentie (Handelsregisterwet). De meeste ondernemers zetten het standaard op facturen.
• IBAN en BIC — Niet wettelijk verplicht maar essentieel voor betaling.
• Betalingstermijn — Niet verplicht maar sterk aanbevolen. Zonder vermelding geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.
• KOR-vermelding — Als je gebruik maakt van de Kleineondernemersregeling (KOR), mag je geen BTW op de factuur vermelden en moet je de vermelding 'Kleine ondernemer, vrijgesteld van omzetbelasting' opnemen.

De meest voorkomende fouten die we tegenkomen:

• Niet-opeenvolgende factuurnummers — De Belastingdienst verwacht een doorlopende, ononderbroken nummering. Ga niet zomaar van FAC-001 naar FAC-005.
• BTW-id in verkeerd formaat — Het Nederlandse BTW-id heeft het formaat NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers. Veel tools valideren dit niet.
• Ontbrekende leveringsdatum — De datum waarop de dienst is verricht. Wordt vaak vergeten bij doorlopende diensten.
• BTW niet uitgesplitst per tarief — Als je regels met 21% en 9% op dezelfde factuur hebt, moeten de bedragen per tarief apart worden getoond.

Oura is gebouwd met deze regels als basis. Alle verplichte velden zijn standaard aanwezig in elke factuur:

• Automatische opeenvolgende nummering per bedrijfsprofiel
• BTW-id met NL-formaat validatie
• KvK-nummer als standaardveld
• Automatische BTW-berekening en uitsplitsing per tarief
• KOR-ondersteuning met automatische vermelding
• Verplichte leverdatum

Je hoeft er niet over na te denken — Oura zorgt ervoor dat elke factuur compliant is.