Van verkeerde BTW-nummers tot ontbrekende data: deze fouten ziet de Belastingdienst het vaakst — en zo voorkom je ze.
Dit artikel is bedoeld als praktische informatie en vormt geen juridisch of fiscaal advies. De genoemde fouten en gevolgen zijn indicatief. Raadpleeg altijd een belastingadviseur voor specifieke vragen over jouw facturatie en belastingverplichtingen.
Facturen zijn de ruggengraat van het BTW-systeem. De Belastingdienst gebruikt ze om te controleren of de BTW die jij afdraagt klopt, en of de BTW die je klant aftrekt terecht is. Een fout op jouw factuur kan dus niet alleen voor jou, maar ook voor je klant gevolgen hebben.
Bij een boekenonderzoek bekijkt de inspecteur standaard een steekproef van je facturen. Deze fouten vallen direct op:
Bekijk wat Oura kan doen voor jouw facturatie.
Je BTW-identificatienummer moet op elke factuur staan, in het juiste formaat: NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers. Veel ondernemers vermelden hun oude sofinummer, een verkeerd formaat, of vergeten het helemaal.
Gevolg: je klant kan de BTW op jouw factuur niet aftrekken.
De nummering moet opeenvolgend zijn. FAC-001, FAC-002, FAC-004 roept direct vragen op: waar is FAC-003? Is er een factuur verwijderd? Zijn er inkomsten verzwegen?
Gevolg: de inspecteur zal om uitleg vragen en kan bij onbevredigend antwoord een correctie opleggen.
Veel facturen vermelden wel een factuurdatum, maar niet wanneer de dienst is geleverd. De leveringsdatum is wettelijk verplicht en kan afwijken van de factuurdatum.
Gevolg: de factuur voldoet niet aan de wettelijke eisen.
Als je op één factuur zowel 21%- als 9%-diensten factureert, moet de BTW per tarief apart worden gespecificeerd. Eén totaalbedrag aan BTW zonder uitsplitsing is niet toegestaan.
Gevolg: naheffing en correctie.
Het 9%-tarief geldt voor een beperkte lijst producten en diensten. Veel ondernemers passen het verkeerde tarief toe. Twijfel je? Gebruik standaard 21% en check met je boekhouder.
Gevolg: naheffing van het verschil.
Als je gebruik maakt van de KOR, mag je geen BTW op je factuur vermelden. Je moet wél de vermelding 'Kleine ondernemer, vrijgesteld van omzetbelasting' opnemen. Veel KOR-ondernemers doen dit niet.
Gevolg: verwarring bij de klant en mogelijk discussie met de Belastingdienst.
Maak je eerste professionele factuur in minder dan 5 minuten.
Je kunt geen factuur naar je eigen onderneming sturen. Dit klinkt vanzelfsprekend, maar het komt vaker voor dan je denkt bij ondernemers met meerdere bedrijven of bij intercompany-transacties.
Gevolg: de factuur wordt niet geaccepteerd.
"Werkzaamheden maart" is geen voldoende omschrijving. De Belastingdienst verwacht een duidelijke beschrijving van de geleverde goederen of diensten, zodat gecontroleerd kan worden of het juiste BTW-tarief is toegepast.
Gevolg: de factuur kan worden geweigerd als aftrekpost.
Een creditnota moet altijd verwijzen naar de originele factuur (factuurnummer en -datum). Een creditnota zonder verwijzing is in feite een los document zonder context.
Gevolg: de creditnota wordt mogelijk niet geaccepteerd.
Oura is gebouwd om deze fouten onmogelijk te maken:
Het resultaat: elke factuur die je met Oura maakt, is compliant.
Met Oura voldoet elke factuur automatisch aan de Nederlandse wetgeving. Alle verplichte velden, correcte BTW-berekening en opeenvolgende nummering — uit de doos.
