Facturen bewaren: wat zegt de wet over de 7-jarige bewaarplicht?

Dit artikel dient uitsluitend ter informatie en vormt geen juridisch of fiscaal advies. De bewaarplicht kent uitzonderingen en bijzonderheden die per situatie kunnen verschillen. Neem contact op met een belastingadviseur voor advies over jouw specifieke situatie.

Op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) ben je als ondernemer verplicht om je administratie — inclusief alle facturen — 7 jaar te bewaren. De termijn begint te lopen na afloop van het boekjaar waarin de factuur is uitgereikt.

Dit geldt voor:

• Uitgaande facturen (die je aan klanten stuurt)
• Inkomende facturen (van je leveranciers)
• Creditnota's en correctiefacturen
• Offertes die tot een opdracht hebben geleid

Je mag facturen digitaal bewaren, maar er zijn voorwaarden:

• De facturen moeten gedurende de hele bewaartermijn ongewijzigd beschikbaar zijn
• Ze moeten leesbaar zijn en binnen redelijke termijn beschikbaar gesteld kunnen worden aan de Belastingdienst
• De oorspronkelijke opmaak moet bewaard blijven (een PDF van een factuur is acceptabel)
• Als je een papieren factuur digitaliseert, mag je het origineel vernietigen — mits de digitale versie aan bovenstaande eisen voldoet

Oura slaat je facturen automatisch op als PDF in je account. Zolang je account actief is, zijn je facturen veilig bewaard en beschikbaar.

Voor bepaalde gegevens geldt een langere bewaarplicht van 10 jaar:

• Gegevens over onroerend goed (vastgoedtransacties)
• Douanedocumenten bij import/export
• Gegevens die betrekking hebben op intracommunautaire leveringen en verwervingen

Als je in deze sectoren actief bent, overleg dan met je boekhouder over de juiste bewaartermijn.

Als de Belastingdienst bij een controle constateert dat je administratie niet op orde is, kan dit leiden tot:

• Omkering van de bewijslast — Jij moet bewijzen dat de aanslag onjuist is, in plaats van dat de Belastingdienst moet bewijzen dat je te weinig hebt afgedragen
• Geschatte aanslagen — De Belastingdienst schat je omzet en legt op basis daarvan een aanslag op
• Boetes — Variërend van een verzuimboete tot een vergrijpboete bij opzet

Het is dus cruciaal om je factuuradministratie op orde te houden.

• Gebruik een facturatietool die PDF's automatisch opslaat — zoals Oura
• Maak regelmatig back-ups van je administratie
• Sla facturen niet alleen in je e-mail op — e-mail is geen betrouwbaar archief
• Gebruik consistente factuurnummering zodat gaten in de nummering direct opvallen
• Bewaar ook offertes en contracten die aan facturen ten grondslag liggen